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Stammesführung online: Teil 1 – Google Drive

Heute starten wir eine neue Serie auf schwarzzeltvolk.de: Stammesführung online. In den nächsten Wochen wollen wir euch einige Anwendungen vorstellen, die uns die tägliche Arbeit in der Stammesführung, oder auch der Redaktion von schwarzzeltvolk.de erleichtern.
Klar, alles was wir euch zeigen funktioniert ganz wunderbar auch offline. Aber: wenn wir weniger Zeit mit Abstimmungen und Papierkram verschwenden bleibt mehr Zeit auf Fahrt zu gehen. In diesem Sinne: Beginnen wir mit Google Drive.

Heute geht es um Google Drive ehemals Docs. Das ist ein Officeprogramm für den Browser.
Es steht den großen Officeprogrammen wie “Mircosoft Office” oder Libre/Open Office in vielen Dingen nicht nach und ist hervorragend für die organisatorische Stammesarbeit geeignet.
Hier ein paar Punkte die mich dazu bewegen euch das ganze zu empfehlen:

Kollaboratives Arbeiten

Eines der besten und das für mich am meisten geschätzte Feature ist die Möglichkeit mit mehren Personen gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Und zwar in Echtzeit. Das bedeutet man kann mit der gesamten Lagerleitung z.B. an der Anmeldung für ein Lager arbeiten. Man kann direkt die Änderungen oder Neuerungen der anderen Mitschreiber sehen.
Zudem gibt es eine Kommentarfunktion, dadurch bleiben die Diskussionen direkt an der Stelle wo sie entstehen, es werden weniger Mails geschrieben, keiner wird durch Mails gestört, die er nicht braucht und jeder der die Diskussion nachlesen will sieht direkt worum es geht.
Für eine Kommunikation mit allen Bearbeitern die gerade das Dokument geöffnet haben gibt es zudem eine Chatfunktion, diese wird jedoch nicht mitgespeichert.

Es gibt nur ein Dokument

Was mich in meiner aktiven Zeit in der Stammesführung immer störte waren die verschiedenen Versionen eines Dokuments die durch den Mailverteiler gingen. Nach 2 Tagen hatte man meist den Überblick verloren, welches nun das aktuelle Dokument ist oder welche Änderungen von einen anderen Dokument jetzt doch noch fehlen.
Dadurch dass das Dokument in der “Cloud” gespeichert wird, gibt es immer nur eine aktuelle Version.
Wenn jedoch mal was überarbeitet wurde und man wieder auf eine alte Version zugreifen muss, bietet Drive auch hier eine Möglichkeit: Eine Versionierung. Das heißt man hat auch zu einem späteren Zeitpunkt, wenn das Dokument geändert wurde noch auf die alten Zustände Zugriff und kann gegebenfalls auf einen dieser Zustände zurückspringen. Etwa alle 10 Minuten wird eine neue gespeichert.
Drive speichert jedoch viel öfters und das vollautomatisch. Es wird während einer Bearbeitung immer wieder gespeichert. Sollte sich der Computer also mal aufhängen, ist die ganze Arbeiten nicht verloren.

Weitergabe der Dokumente

Die Bearbeitung mit mehreren Personen habe ich ja bereits angesprochen, jedoch kann man die Dokumente auch veröffentlichen ohne das jede Person die Dokumente bearbeiten kann. Dazu gibt es drei Zugriffsberechtigungen: “Darf ansehen, Darf Kommentieren und Darf bearbeiten”. Man kann also Dokumente Personen zugänglich machen, die diese zum Beispiel nur ausdrucken sollen aber nichts bearbeiten dürfen. Somit ist sichergestellt dass die Texte so bleiben,wie man es der Besitzer wünscht.
Für personenspezifische Rechte braucht die Person einen Googleaccount. Veröffentlicht man ein Dokument im Web, kann jeder das Dokument finden und bearbeiten. Gibt man nur bestimmten Leuten einen Link zu dem Dokument, können auch nur diese das Dokument bearbeiten, die den Link kennen. Dieser sieht etwa so aus “docs.google.com/document/d/1Xua0s4LYdReX3sEISFyOz1CWscwIWIM2kPAJ4zny8bmXIf58” und ist damit nicht einfach mal zu erraten.
Man kann die Zugriffsberechtigungen seten wie man möchte. Man kann also z.B. auch allen die über den Link verfügen das kommentieren erlauben, ein Googleaccount zum mitarbeiten ist also nicht nötig.
Die Dokumente lassen sich auch als Dateien herunterladen, zum Beispiel als PDF und dann als Anhang per Mail verschicken.

Ihr seht Drive bietet euch sehr gute Möglichkeiten um gemeinsam an euren Dokumenten zu arbeiten, sei es die Kostenaufstellung fürs nächste Stammeslager, die Präsentation für den nächsten Elternabend.
Ich hoffe, ich konnte euch einen kleinen Einblick in Google Drive geben, ich bin von dem Dienst sehr überzeugt weil er mir einfach sehr viele Vorteile bietet. Ich habe zum Beispiel von überall Zugriff auf meine Daten, ich kann also auf meinem Laptop ein Dokument anfangen und auf meinem Computer nochmal überarbeiten oder auch auf meinem Smartphone.

Was ist eure Meinung zu dem Dienst? Seht ihr Anwendungszwecke in eurer täglichen Stammesarbeit?

Ihr wollt das Ganze ausprobieren? Wir haben ein Dokument angelegt das jeder bearbeiten kann, testet es und erzählt uns wie ihr Drive findet.